求職者個人情報保護及び管理規程

第1条（目的）
本規程は、株式会社DEPOCが求職者から入手する個人情報について、その取扱いの責任体制を明確にするとともに、管理運営のルールを定め、個人情報の適切な管理を図ることにより、求職者保護に資すると共に、民営職業紹介事業者としての高い公共性を具現することを目的とする。

第2条（個人情報の範囲）
本規程で個人情報とは、求職者に関する情報（氏名、生年月日、電話番号、住所、電子メールアドレス等）であって、次の第1号から第2号までに掲げる文章及びそれらに記載された内容、並びに第3号に掲げるものをいう。
1． 履歴書、職務経歴書、求職票
2． 求職者との面談記録
3． その他特定の個人を識別もしくは推定することが可能なもの

第3条（個人情報を取り扱うことができる者）
個人情報を取扱うことができる者は、職業紹介責任者の資格を有する者及びその指定する者に限るものとする。

第4条（個人情報保護責任者の職務）
代表取締役の命により、個人情報を取扱うことができる者のうちから、1名を個人情報保護責任者に選定する。
個人情報保護責任者の職務は次の通りとする。
1．個人情報保護規程の作成、見直し、変更及び保管
2．次に掲げる者に対する、個人情報保護規程の周知徹底
①個人情報を取扱うことができる者
②新たに個人情報を取扱うこととなる者
3．個人情報に関する苦情・相談の受付及び処理の統括
4．本規程を求職者が自由に入手できるための処置
5．個人情報保護に関する行政官庁からの指導等への対応及びその関係者への周知他本規程の各条に個人情報保護責任者の職務として規定されている事項

第5条（個人情報の収集）
収集する個人情報は、職業を紹介するために必要な範囲に限り、これを行うことができる。

第６条（個人情報の収集方法）
個人情報の収集は、次に掲げる方法の何れかによらなければならない。
1．求職者本人から直接収集する　
2．本人の同意を得て本人以外の者から収集する
3．職業紹介の業務提携により、提携先から収集する

第７条（個人情報の保管）
個人情報は、個人情報を取り扱うことができる者以外が自由に見ることができない方法で保管しなければならない。

第８条（個人情報の使用）
個人情報は、職業紹介目的以外に使用してはならない。

第９条（求職者の同意）
個人情報を求人者等の第三者に提供するときは、求職者に提供先名を示し、その同意を得てから行われなければならない。

第10条（原本の保管）
求職者の個人情報を求人者等に提出するときは、写しを提出することとし、原本は常に所定の場所に保管しておかなければならない。

第11条（提供先の記録）
個人情報の写しを求人者もしくは業務提携先（以下求人者等という）に提供するときは、その提供先を記録しておかなくてはならない。

第12条（個人情報の開示）
求職者より、自己の個人情報について、開示を求められたときは、速やかに書面の交付による方法により開示しなければならない。

第13条（個人情報の訂正・削除等）
求職者より、自己の個人情報について、訂正、一部削除、または追加の申し出があったときは、それに応じてただちに当該個人情報を変更しなければならない。この場合においても、変更前の情報がすでに求人者等に提供されているときは、求職者の同意を得て、速やかに変更後の情報を当該求人者等に通知しなければならない。

第14条（利用または提供の停止）
求職者より、自己の個人情報について、その利用又は消去、若しくは求人者等への提供の停止を求められた場合は、速やかにこれに応じなければならない。
利用停止等、若しくは求人者等への提供の停止を行ったときは、本人に通知しなければならない。

第15条（不利益取り扱いの禁止）
求職者が、自己の個人情報について、開示、訂正を申し出たり、利用・提供の停止を求めたりした事を理由として、当該求職者に不利益となる取扱いをしてはならない。

第16条（個人情報の返却）
求職者より、自己の提出した個人情報について、その返却を求められたときはただちにこれを返却し、コンピューターに登録している場合はこれを抹消しなければならない。

17条（個人情報の破棄）
当該求職者より、破棄の求めがあったとき、該当する個人情報は、ただちにこれを破棄しなければならない。
なお、求職者に対し、個人情報の破棄に関して、予め周知しておかねばならない。

第18条（個人情報の破棄の方法）
個人情報の破棄は、次のいずれかの方法で行わなければならない。
・ お預かりした書類等はシュレッダーで破棄する。

第19条（秘密の定義）
本規程において秘密とは、一般に知られていない事実であって、他人に知られないことにつき、本人が相当の利益を有すると認められる事実をいう。
〈具体例〉本籍地（都道府県までの情報を除く）出身地、支持もしくは加入する政党、政治運動歴、借入金額、保証人となっている事実。その他プライバシーにかかわるもの（病歴、前科、離婚歴等）

第20条（秘密の漏洩防止）
求職者の秘密に該当する個人情報を知り得たときは、それが正当な理由なく他人に知られることがないよう、次のことを厳守しなければならない。
1．当社に在職中はもちろん退職後も他人にその秘密を漏らさないこと
2．その秘密を表すメモ類を残さないこと
3．その秘密を履歴書等に記入しないこと

第21条（秘密漏洩に当たらない正当な理由）
前条において秘密漏洩に当たらない正当な理由とは、次のようなものをいう。
ただし、これらの場合でも、知らせるのは必要最小限のものに止めなければならない。
1．裁判所における証人としての証言
2．刑事訴訟法に基づく捜査機関からの照会
3．紹介事業者の正当な業務行為として、当該情報を漏らすことが就職につながること、かつ本人の不利益にならないことが事前に明確に判断できる場合

第22条（苦情の処理等）
個人情報の取扱いに関し求職者から苦情を受けたときは、別途定める「苦情処理規程」に則り処理しなければならない。

第23条（求職者からの要望等への対応）
個人情報を取り扱う者は、求職者より、自己の個人情報の保管または使用について、質問、相談または要望を受けたときは、真摯にこれに対応しなければならない。

第24条（教育研修）
個人情報保護責任者は、職業紹介責任者と協議し、個人情報保護及び管理のための教育研修を行う。

第25条（教育研修の方法）
前条に定める教育研修は、次の方法で行わなければならない。
1．役員、社員、派遣社員、非常勤社員その他の区別なく、個人情報に関係する者全員を対象に実施すること
2．次の内容を含むこと
①個人情報保護の重要性の認識
②個人情報を適正管理しない場合のリスクの理解
③個人情報保護及び管理規程の周知

第26条（求職者の同意の取付）
求職者の同意は、原則として文書（メール、FAX等含む）で得るものとする。
なお、インターネット上での同意を含むものとする。

第27条（倫理感の保持）
当社において個人情報を取扱う者は、役員、従業員の区別なく、すべて本規程の内容を熟知してこれを厳守することはもちろん、個人情報を取扱うことに伴う責任の重さを認識し、高い倫理感をもって業務を遂行しなければならない。

第28条（監査責任者）
代表取締役の命により、個人情報の適切な管理の徹底を図るため、個人情報を取扱うもの以外の者の中から監査責任者１名を選定する。

第29条（監査責任者の業務）
監査責任者は、次の通り業務を遂行しなければならない。
1．個人情報を取扱う者から独立した立場で、公正かつ客観的に監査すること
2．本規程の内容、及びその運用状況について、年２回以上監査すること
3．監査を行ったときは、監査報告書を作成し、原本を代表取締役に、写しを個人情
報保護責任者にそれぞれ提出すること

第30条（監査責任者の選定）
監査責任者は、社内の従業員から選定する。

第31条（業務改善の指示）
代表取締役は、監査報告書の内容に基づき、重要と認めた事項を改善指示として、個人情報保護責任者を通じて、当該部門へ伝達する。

第32条（業務改善計画）
前条の改善指示を受けた部門責任者は、監査報告書及び前条に定める指示に基づき、業務改善計画を立て、これを実施しなければならない。

第33条（求人者の個人情報）
求人者の個人情報についても、次のことを厳守しなければならない。
1． 正当な理由なく他人に漏らさないこと
2． 職業紹介以外の目的に使用しないこと

第34条（個人情報をコンピュータで処理する場合への適用）
個人情報をコンピュータで処理する場合においては、各条の規程を次の通りとする。
1．第2条に定める個人情報の範囲は、それらの事項であってコンピュータに記憶さ れているものを含むものとする。
2．第4条に定める個人情報保護責任者の職務には、次の事項を追加する。
①個人情報処理のためのアプリケーション・ソフトウェアの統括・管理
②コンピュータに記憶されている個人情報にアクセスするためのパスワードの登録、定期的な変更、解除その他の管理
③コンピュータに記憶されている個人情報を不正なアクセスから防護するための処置
3．個人情報の返却、並びに個人情報の破棄には、当該個人情報のコンピュータ記憶
装置からの完全抹消を含むものとする。

第35条（懲戒処分）
本規程に違反して個人情報を収集、利用または提供した者は、就業規則に基づき、処分を行う。

第36条（改廃）
本規程の改廃は、取締役会の承認を得て効力を発するものとする。

第37条（施行）
本規程は2022年5月１日から施行する。

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